现如今，很多的企业都会办理400电话，而在办理了400电话后，需要进行一些使用和管理方面的准备工作，以确保电话号码的有效使用和高效管理。

　　1、联系服务商设置功能

　　号码开通后，首先要与合作的服务商联系，了解并设置所需要的功能。常见的功能包括个性化彩铃、录音、IVR导航、挂机短信等。这些功能能够提升您的企业形象和客户服务水平。

　　2、设定接听规则

　　如果有多个部门或分支机构，可以将400电话号码分配给各个部门，以便客户能够直接拨打相应的分机号。并简化客户与公司的沟通步骤。根据您的业务需求，设定接听规则。可以设置来电分流，将来电自动转接到不同的分机、手机或其他电话号码，这有助于提高响应速度和提高客户满意度。

　　3、建立电话接待流程

　　制定明确的电话接待流程，包括接听标准话术、客户信息记录、问题解决流程等。培训员工，确保他们熟悉流程并能够提供专业的通讯服务。

4、客户反馈和改进

　　通过收集客户的反馈和建议，不断改进电话接待的服务质量。可以通过电话后续回访、满意度调查等方式了解客户对公司服务的评价，并针对问题进行改进。

　　5、定期评估效果

　　定期评估400电话的使用效果和管理情况，通过分析数据和指标，评估电话服务的质量和效率，并根据评估结果进行调整和优化。

　　6、设置工作时间和留言功能

　　根据营业时间，设置400电话的接听时间。如果在非工作时间有来电，您可以设置自动留言功能，让客户留下信息，以便在工作时间内回复他们。

　　7、定期回访客户

　　通过400电话系统记录客户的来电信息，可以定期回访客户，了解他们的反馈和需求。这有助于建立客户关系，增加客户黏合度，并发现潜在的业务合作机会。

　　8、整合CRM系统

　　将400电话系统与客户关系管理(CRM)系统整合，可以更好地管理客户信息和通话记录。这样，可以更方便地查看客户的历史记录、提供个性化的服务，并进行有效的销售跟进。

　　9、推广和宣传

　　利用400电话作为营销工具，积极推广和宣传您的业务。在广告、宣传材料、网站等渠道上宣传400电话号码，让潜在客户了解并便捷地联系到您。

　　10、持续改进

　　定期评估400电话的使用效果和管理情况，收集客户反馈，并根据反馈进行改进。持续优化电话系统和服务流程，提升客户体验，满足不断变化的业务需求。

　　以上所述，是如何让400电话有效使用和高效管理需要综合考虑各个方面的因素，企业可以根据实际情况进行调整和改进。通过合理配置功能、建立流程和培训员工，可以提供高质量服务，提升客户满意度，增加业务机会，并树立良好的企业形象。